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咨询战“疫”, 数字先行——全过程咨询企业在线办公与疫后战略应对

发布时间:2020-02-21

 

 

为适应全过程咨询企业在线办公的要求,更好地服务客户,提前谋划疫后战略应对,参考在线办公的做法,结合公司全过程咨询服务实际,公司研究制定了《全过程咨询企业在线办公与疫后战略应对指南》。


全过程咨询企业

在线办公与疫后战略应对指南

 

数据显示,由于受疫情影响,2020年春节过后第一周,中国有2亿人在家开启“云上班”模式。过去15年间,从事远程办公的工作人员增长了140%。办公效率比坐办公室平均高出13%。数据看上去相当美好,但现实很骨感,一份针对职场人群在家办公状态的调查问卷显示,在家办公最大的挑战是“容易被其他事打扰”。远程办公就像异地恋,表面上看起来两个人在各自的地方自由又潇洒,但如果双方要维持亲密的恋人关系的话,需要付出额外的努力。

先分享一个小故事:一位曾经在微软的一个全球化团队中工作的领导,其同事分布在全球40多个国家。他的一位在印度工作的下属,每次做工作汇报时,总是说自己经常去办公室,经常和一些重要的兄弟部门沟通,总是说自己把业务做得特别好,特别讨人喜欢。这位领导决定亲自去印度走一趟,结果这位员工带他进印度公司办公室大楼的时候被保安拦住了,因为那个保安根本就不认识这位下属。老板当时除了尴尬以外,还有一种被欺骗的感觉。后来老板说:其实他是不是每天去公司我真的不在乎,因为在微软,远程办公早就是大家习以为常的事情。但是真正让我失望和担心的是,在远程办公中,一旦被欺骗,信任被打破的话,所有的东西都免谈,任何的努力都只会让双方背道而驰。这位员工的结局如何,可想而知了。

如何做好在线办公,提高工作成效?



一、

建立统一看板,主动沟通、汇报、交流工作目标、进展,以及工作优先级,提升工作透明度


工作计划、完成程度、进展情况,一定要及时清晰地分享给领导及相关同事,这样不仅能更好地管理工作,更可以让大家通过这样的方式直观地知道你在干什么。

可以说,在线办公,无论是和上级,还是团队内部,以及团队之间都需要建立强大的沟通。

上级领导和管理者需要了解工作情况,向上司汇报、向下级发出指令、向平级交流都是工作职责,都是工作需要,要养成习惯,在线在家办公更要主动汇报、多汇报,主动沟通协调。

(一)个人做好向上级的汇报

远程办公、在线办公,与上级有一定的空间距离,需要付出一定额外的努力来做好这件事。

1.沟通清楚工作目标和老板、上级的期望值。

2.保持正式的定期沟通,至少一周一次。所谓正式的沟通就是定一个确定的时间(至少半小时),说一说现在的工作进展,上级会告诉你重点是什么,而你要告诉上级做了哪些事情来实现目标,困难又是什么。这是保证你和上级之间同步的必要动作。

小贴士 

与上级沟通的主要方向和内容

 

•业务目标:

业务目标是什么?优先级是什么?上级对你的期望值有哪些?

 

•业务进展:

工作进展如何?业绩完成度怎么样?你过去的一到两周做了哪些努力来提升业绩?

 

•工作计划:

接下来一到两周工作重点有哪些?具体你会怎么做?估计会占用你多少时间?

 

•所需帮助:

你目前面临哪些困难需要上级帮助?是否有替代解决方案?

 

(二)领导者要做好团队内部透明沟通和工作促进

有哪些技巧能够在远程工作的时候,和团队成员之间有更好的互动和信任关系呢?

1.远程的时候领导者一定要容易被找到。比如说我们图强公司约定使用工具,早晨8点半把状态调成在线,上午9点打卡、下午2点打卡、视频穿工作装,保持24小时能联系。远程的时候,不像在办公室,一眼就可以看到你在不在座位上,公司领导、事业部负责人需要主动告知别人自己的状态,保证自己可以且容易被找到,下属随时都可能有问题要向领导者汇报请示。

2.让队友了解领导者的日程和工作习惯。在家办公的时候,很多人会碰到各种各样的生活事务需要处理,比如接送孩子、买菜做这种情况下,好的方式是比较坦诚地把需要处理的事情事先和团队沟通,获取大家的支持和谅解,而不要想,反正在家里别人也不知道你在干什么。可以把特殊事项写在自己日程里,分享给团队,大家想找你的时候,一看时间表,就能发现这段时间需要接小孩,那么找你的时候就会把这段时间避开。这是人之常情,谁都有需要帮助的地方。通过提升自己的透明度,可以更好地协作,而不至于产生猜疑。

(三)团队之间建立透明沟通和工作促进

如果你是团队的领导和代表,在远程办公的时候怎样和别的团队之间产生好的透明沟通和工作促进呢?

1.了解彼此的目标、优先级和资源,团队和团队之间要有定期的沟通。作为团队领导和代表分享你们团队最近的目标是什么,优先级是什么,手头有什么资源,想做什么样的事情,需要对方支持什么、提供什么帮助。对方团队也要做同样的事,这叫互通有无。通过这种互通有无,团队之间就能形成更多的合力和默契。

2.统一看板。把一些不涉及部门机密的看板,关键目标、项目指标、任务清单指标分享给兄弟团队,兄弟团队看到这些就知道这个团队目前在做的事情,就能更好地形成合力。在远程工作关系中,如果只做好本部门自己的工作,时间久了以后就会发现这样很不利于工作的开展,所以需要建立彼此间的沟通和工作促进,不让团队之间因为远程而越来越疏远,而要让团队之间沟通更紧密、相互协作支持更顺畅。



二、

在线办公、远程办公的关键:生产力、工作更富于成效


在家办公、在线办公、远程办公时如何保持良好状态?最重要的是要知道这就是工作的状态!在家办公、在线办公、远程办公也是工作!工作时是不可想干啥就干啥,想睡“回笼觉”就回被窝里去的。只有高度紧张、忙而自律、头脑高效运转的工作状态下才可以释放出个人以及团队的最大生产力和工作成效。

生产力和工作成效分为两种:一种是个人生产力和工作成效,一种是团队生产力和工作成效。在家办公,很多因素都会影响生产力和工作成效。对个人来说,作息的变化、工作状态和工作空间的变化、家务事的影响以及对于数字化协助工具的使用程度都会影响生产力和工作成效。对团队来说,日常沟通的便利性降低、会议讨论的参与度、团队士气的维持程度也都会影响团队的生产力和工作成效。

(一)提高个人生产力和工作成效

1. 即使在家,保持健康良好的作息习惯也非常重要。该起床时准时起床,该工作时投入工作,该看书时看书,该健身时健身,决不可放纵憨吃傻喝,决不可放纵熬通宵。拟定作息计划,制定工作日程表,严格自我执行。

2. 保持较好的工作状态。如果觉得穿上平时上班时的衣服,找到非常安静的地方开始工作,才能进入状态,那就这么做。一切以工作成效为导向。

3. 单独的工作空间和家人的支持。如果家里没有单独的卧室或者书房,至少要和家人取得良好沟通,在工作时获得他们最大的支持。工作时,免受家人、孩子打扰。比如说看孩子,和伴侣或父母沟通好,这段时间要在家里工作,希望你们帮我带孩子。或者和孩子沟通好,爸爸或者妈妈最近要在家里工作,工作时请不要过来打扰,工作以外时间可以照顾你。比如,与政府部门开工作视屏会议,孩子、家属任意闯入吵闹、谈话、进入视频,就影响工作。

4.熟练使用办公工具。无论什么软件,只要这个工具是平台化的,能够长时间支持工作,那就把它学好、用好,让自己成为这个工具的专家,它才能真正帮助到你。

(二)提高团队生产力和工作成

1. 开展高效的沟通和会议。远程的时候不知道对方是在认真听还是在走神,所以要让每个人很清楚地知道,参加这个会是干什么,是否需要发言,尽可能让所有人保持专注。在开会之前一定要发日程表,告诉大家参会者有哪些,今天要讨论哪几项内容,分别需要谁来做贡献。尽量开小会、短会、高效精简的会,远程办公不宜长时间开会。

2.借助在线工具,快速形成虚拟的团队小组。利用在线工具,按照常规办公流程,团队有领导、有分工、有工作日程和安排计划,有指挥调度、有全程督导和过问,有会议纪要,有汇报反馈,有评估考核,能够协同工作。

3.互动方能保证团队的凝聚力和战斗力。虽然不能在同一个办公室展开亲密沟通,但是在远程依然能够进行很好的互动。

(三)远程办公的“红线”:安全

信息和数据安全是远程办公的红线,绝对不能踩。如客户信息、涉密工作、公司机密等绝不能随便扔到群里。在远程办公的时候,一定要对数据安全有高度的敏感度。

要保持安全敏感度,就是在发布这个内容前,需要问自己一下,这个内容能不能在这里发?会不会被人恶意截取、转发、评论?这是不是最安全的工具?覆水难收,一旦发出去信息就收不回来了。使用最安全的工具,保证工作的内容发生在安全的工具里面,这样才能尽可能保障业务的信息安全,也保障客户的信息安全。不可在朋友圈里随便晒工作内容和个人隐私。微信圈、朋友群,非法外之地,不妄议,不信谣,不传谣。



三、

全过程咨询机构如何做好在线办公、远程办公与疫后应对


全过程咨询是一项全新的挑战,是国家适应社会和行业发展需要,借鉴国际做法,适应国际大趋势,而倡导、推进的一项重大工作部署。国务院办公厅、国家发改委和建设部等国家部委先后提出了指导意见,发文实施。全过程咨询需要产业链上下游、需要公司内外之间更大的沟通协作,需要专业人员之间、企业内部部门之间、需要企业之间跨专业、跨部门、跨企业、跨行业更大优势互补、高效协同、快速响应、诚信合作,根本目的是彻底改变碎片化的、产业链上下游各环节各自为阵、不适应社会需要的状况,使决策咨询更系统综合、工程建设更协同更专业更富于成效,共同提高服务力,为客户创造更大集成优化价值,为社会发展进步做出行业贡献。全过程咨询单位在线办公、远程办公、在家办公生逢其时,但也面临巨大挑战。我们探索推进:

(一)做好在线办公的一切硬件、软件准备,严格新的工作流程,提高沟通成效

1. 硬件、软件工具准备充分,提前演练。网络、台式电脑、笔记本电脑是基本的工作工具,自己备齐。视频会议、打卡报到等是基本的工具软件,每个人都能熟练运用。手机24小时保持畅通,随时能联系上。尤其是与委托方和合作单位、政府部门的视屏会议等,要做好硬件调试和软件调试,各事业部、各项目小组和参与人员要提前一天内部演练。不可正式启动时,手忙脚乱、影响进程,不可因为准备不充分误事。

2. 严格新流程,增强工作沟通汇报透明度。在线办公期间,公司实行“工作日报+工作周报”制度,每一位员工的每日工作日报、每周工作周报交事业部汇总,每日必发工作日报、每周必发工作周报到公司,公司群里反馈。以便员工彼此掌握工作进展、方向以及公司要求。每日上午9点、下午2点视频打卡,登记,作为出勤考核依据。在家办公,工作时间段,必须着工作装,严禁穿睡衣参加视频会、穿睡衣打卡报到。项目调度、推进,信息、投标、人力招聘,重大事项汇报,按照线下制度、线上工具协同推进、快速响应。强化与委托方、政府部门的电话、视频、微信、QQ等等方式的沟通、衔接、汇报。快速掌握国家发改委、财政部有关新冠肺炎疫情防控期间新的招投标、政府采购办法及其地方贯彻文件,做好线上文件备案挂网以及现场开标准备。

3. 做好线上培训、技术导则编修、推进研发。各事业部在抓好线上重大项目、重要任务推动的同时,充分利用这段时间,按照“长短结合、着眼实用、解决急需、弥补短板、提高成效”的原则,拟定培训计划,编制培训材料和PPT课件,经公司审定后视屏培训。要把平时口传心授的、传帮带的、零散的、隐形的、无形的,文字化、系统化、显化,形成内部培训和相互学习的教材。咨询事业部已拟定六大体系的汇总,其中规划战略、可研编制、以及相关规程规范要点、有典型价值的投标方案、工作方案共计48万字第一集培训材料已编制成册发给大家。其它事业部抓紧。有关高标准农田、农村环境、国家储备林、区域水保评价、区域能评、生物多样性评价、规划环评、社会稳定性评价、森林碳汇、公共机构节能评估、一河一策、水文水资源水利规划、文旅农旅林旅水旅创意策划规划、招标代理、概预结算编审和跟踪审计、工程监理等的方法、技术要点、常见错误、投资监管、标准细节把控、政府部门审查审批注意事项等,加快编研,供内部参用,有的形成体系提交委托方。

(二)疫情迟早会过去,数字化建设永远在路上

信息智能化采集、开发,数据集成、应用,运用大数据智能化思维和手段建立数据信息库是全过程咨询企业未来的生存之战和新优势。适时建立数据信息和BIM技术应用中心,在OA系统的基础上接驳各专业软件系统和外部委托系统,加强数据信息的建库和开发应用。推进咨询、设计、造价、监理、项目管理等BIM技术应用,每个事业部着眼未来引进1-2名专业BIM技术人才。适时设立全过程咨询协调推进事业部,加快培养一批跨专业、协调能力强、全过程统筹的咨询总师。开拓智慧咨询、“数字+咨询”,适应、引领线上线下融合的未来大趋势、大需求。

(三)成为一揽子解决方案专家,打造一流的全过程咨询服务品牌

图强的定位,以创造客户价值为首要使命的国际级的新型智库高地、综合投资决策一揽子解决方案专家和工程建设全过程咨询服务供应商。我们的资质、实力、规模已走在民营全过程咨询企业前面,是真正的第三方智库,近年来承担完成了一大批国家和省市级重大规划战略、重大项目咨询、一系列PPP项目“两评一案”、重大设计、工程造价和EPC项目、全过程咨询项目,尤其在探索以规划战略和重大项目咨询为引擎的全过程咨询方面具有先导和引领的影响。但对标世界一流,差距还很大,十年创业一瞬间,也可以说尚处于二次创业探索起步阶段。疫情突袭,企业逆袭,反脆弱反焦虑反恐惧,先行者始终敏锐感知、先行半步、化危为机。疫情必将带来经济社会重大变化,疫情之后人们必将更加重视生命、情、社会连接,数字经济、网上消费,大数据智能化区块链应用必将加快发展,公共卫生、重大疫情防控体系建设,农超对接、冷链物流,治理体系和治理能力的现代化推进必将加快,稳定经济的一系列重大组合拳必将提上议程。咨询业必将加快向着品牌化、集团化、国际化、智能化、高度市场化,以及深度专业化和跨专业融合、内外资源整合、生态价值共生的全过程咨询化发展,洞察客户需求敏锐,专业服务能力强大,应变反应快速的行业头部大品牌大企业必将跑赢大市场,反应慢、专业弱、孤军奋战者必将出局。时代和社会进步变化依然滚滚向前,战略节奏变了,新的竞争和生死决战刚刚开始,我们需要加大油门、按下快捷键、创新前瞻,我们需要重回艰苦奋斗、并肩挑灯夜战的激情岁月,人人做化危为机的战士,到一线、到市场、到前线区,做项目、出业绩、实战锤炼,壮士断腕、刮骨疗伤。我们心中无对手、无敌手,我们要与那个盲目自大、名利、忘记初心的旧我竞争,我们要跟那个个人野心与能力、思维、品行不匹配的旧我做生死决裂。首先,一流的品牌必有一流的人才团队,强引育培养、建机制赛道与思想淬炼并重;其二,一流的品牌必有一流的市场开发和品牌营销,坚持线上线下营销融合,专业营销与全员营销并重,做好企业网站、宣传册、宣传片、企业杂志、公众号、企业办公用品、办公环境提升;其三,一流的品牌必有一流的产品服务组合,专业快速提交;其四,一流的品牌必有一流的客户口碑,始终坚持客户第一、服务第一,感知客户冷暖,创造客户价值,超越客户期望,成为客户不假思索的心智首选。服务是一切商业的本质,品牌得人心是一切商业的根基;其五,一流的品牌必有一流的资质和牌照,维护咨询综合甲级、PPP甲级,扩充专业甲级,巩固造价甲级,加快设计综合甲级培育,旅游、城乡规划双甲培育;其六,一流的品牌必有一流的资源整合能力,生态共生、价值链共赢、诚信永恒,相互成就;其七,一流的品牌必有一流的组织能力和系统运营能力,市场营销驱动力、协同响应力、变革适应力、知识开发力、人才凝聚成长力、组织持续精进力、企业永续创业力,多力叠加倍增,形成核心优势和护城河;其八,一流企业必有一流的企业文化与党建,始终坚持文化引领,党建保障,企业使命愿景、核心价值观入心入脑,融入日常工作,总结经验教训,要进一步将企业文化和核心价值观作为选人用人、重大决策的基本归依。公司领导、事业部负责人,每一位员工始终铭记,一切企业比拼到最后,都是企业文化和核心价值观的比拼。

要不断站高一线看目标,人人把自己当作没有退路的最后一个坚守者,人人把自己当成没法推怯的第一个上战场者,热爱全过程咨询这份工作,把它当成毕生的事业、一生的志业、非干成不可的使命,背水一战、义无反顾,与企业共存亡,与团队共进退,付出心血汗水、智慧才干,把生命搭进去也无怨无悔、在所不惜,永远与时俱进、拥抱变化,永远保持艰苦创业本色、付出不亚于任何人的努力,永远勇于接受一切挑战,则品牌必成,图强必胜,员工必赢——防控与服务两不误,企业发展与社会责任两手抓,疫后决战决胜,我们准备好了!

 

 






 

 

 


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